HIN Mail permet aux membres HIN de communiquer par e-mail avec des destinataires en dehors de la communauté HIN de manière conforme à la protection des données. Le destinataire peut également répondre de manière sécurisée à l’e-mail reçu.

Cas d’utilisation possibles pour HIN Mail:

• Transmission d’informations sensibles d’un médecin ou d’un hôpital à des patients en Suisse ou à l’étranger
• Envoi de rapports de sortie d’un hôpital à un médecin de famille
• Échange d’informations confidentielles avec des partenaires de recherche en Suisse et à l’étranger
• Envoi de décomptes de salaire aux collaborateurs

Pour plus d’informations sur la communication par e-mail sécurisée et son importance, consultez la page: HIN et la protection des données

L’expéditeur d’un message HIN Mail ajoute la mention «(Confidentiel)» dans l’objet de l’e-mail. Le destinataire ne peut ouvrir et lire l’e-mail qu’après une authentification vérifiée à l’aide du numéro de portable et du code SMS. S’il utilise la possibilité de mémoriser l’appareil utilisé, il n’est pas nécessaire de procéder à une nouvelle authentification par code SMS pour lire les futurs messages HIN Mail. Répondre à un message HIN Mail est également possible de manière cryptée.

Si vous ouvrez un message HIN Mail pour la première fois, vous devez d’abord vous enregistrer. Pour ce faire, suivez les instructions. 

• Vous trouverez des instructions étape par étape sur notre site web
• Vous trouverez également des instructions dans notre vidéo

Lors de votre première inscription à HIN Mail, vous avez coché la case «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir»? Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur le lien «Lire le message chiffré» dans le message HIN Mail, et une nouvelle page s’ouvrira directement avec le contenu de l’e-mail.

Vous n’avez pas coché la case «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir»? Dans ce cas, vous devez lancer le processus d’authentification en saisissant à nouveau votre numéro de portable et en demandant un code SMS. Ici, vous pouvez à nouveau choisir que HIN mémorise votre authentification sur l’appareil utilisé (option «souvenir appareil») afin d’accélérer le processus de connexion pour les futurs e-mails. Pour cela, cochez la case «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir».

Si vous pensez avoir reçu un message HIN Mail à une adresse e-mail incorrecte, veuillez contacter l’expéditeur pour mettre à jour votre adresse e-mail et vous faire renvoyer l’e-mail.

Si vous cochez la case «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir», vous autorisez HIN à faire confiance à votre appareil (p. ex. smartphone, ordinateur portable) à l’avenir (option «souvenir appareil»). Par la suite, un cookie sera enregistré sur l’appareil concerné, ce qui vous permettra de lire les futurs e-mails sans avoir à recevoir de code SMS (authentification à deux facteurs). 

Si vous ne cochez pas la case correspondante, cela signifie que HIN ne doit pas faire confiance à votre appareil pour les futurs messages HIN Mail (option «pas souvenir appareil»). Si vous recevez à nouveau un message HIN Mail ultérieurement, vous devez donc effectuer à nouveau le processus d’authentification à deux facteurs au moyen du code SMS pour lire l’e-mail.

Vous avez autorisé HIN à se souvenir de votre appareil et à ouvrir les futurs messages HIN Mail sans nouveau processus d’authentification (en cochant «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir») et vous souhaitez revenir sur cette décision? Ouvrez n’importe quel message HIN Mail que vous avez reçu par le passé et cliquez sur «Lire le message chiffré». Déconnectez-vous maintenant de HIN Mail en cliquant sur la roue dentée (paramètres) en haut à droite, puis sur «Déconnexion». Vous revenez alors à la page d’authentification à deux facteurs initiale. Saisissez votre numéro de portable. À l’étape suivante, vous avez à nouveau le choix de cocher la case «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir» (option «souvenir appareil») ou non (option «pas souvenir appareil»).

Les messages HIN Mail ne sont plus accessibles après 30 jours, 

• afin de réduire la fenêtre d’opportunité pour les acteurs malveillants d’intercepter des liens et des informations;
• afin de veiller à ce que les e-mails contenant des données personnelles ne soient pas conservés plus longtemps que nécessaire;
• afin de respecter le principe de minimisation des données.

Si, après avoir lu un message HIN Mail sous forme cryptée, vous souhaitez y répondre, cliquez sur le bouton «Répondre» dans le message ouvert. Si vous souhaitez recevoir une copie de votre réponse, cochez la case «Envoyer une copie à moi-même».

Les messages HIN Mail ne peuvent être consultés que pendant 30 jours. Passé ce délai, l’e-mail crypté n’est plus accessible. Veuillez contacter l’expéditeur pour qu’il vous renvoie l’e-mail.

Vous pouvez certes transférer un message HIN Mail, mais son contenu ne sera pas accessible au destinataire supplémentaire. Lorsque celui-ci tentera d’ouvrir le HIN Mail transféré, il recevra un message d’erreur. La raison: comme le contenu du message HIN Mail n’est destiné qu’à la personne indiquée à l’origine, l’authentification à deux facteurs garantit que les e-mails transférés ne peuvent pas être lus.

Vous pouvez enregistrer le contenu d’un message HIN Mail sans cryptage sur votre ordinateur et l’envoyer ensuite comme pièce jointe à partir de votre programme de messagerie électronique habituel. Veuillez noter que les e-mails transmis de cette manière ne sont pas cryptés lors de l’envoi.

Pour sauvegarder le contenu d’un message HIN Mail, vous avez deux possibilités:

1. Vous pouvez enregistrer le contenu sous forme d’e-mail non crypté sur votre ordinateur et l’ouvrir dans votre programme de messagerie électronique.
2. Vous pouvez enregistrer le message HIN Mail au format PDF sur votre ordinateur. Pour ce faire, sélectionnez «Télécharger l'e-mail au format PDF».

Vous êtes un utilisateur enregistré et vous avez coché par le passé la case «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir»? Pour mettre à jour votre numéro de téléphone, vous avez deux possibilités:

• Connectez-vous à HIN Mail en cliquant sur «Lire le message chiffré» dans n’importe quel message HIN Mail. Cliquez sur le bouton de réglage (roue dentée) en haut à droite et suivez les instructions sous «Modifier le numéro de téléphone».
• Rendez-vous sur la page de support HIN et cliquez sur le lien «Modifier le numéro de téléphone».

Vous êtes un utilisateur enregistré, mais vous avez décoché la case «Se souvenir de cet appareil et ouvrir immédiatement les e-mails à l'avenir»? Dans un message HIN Mail, cliquez sur le bouton «Lire le message chiffré». Sur la page suivante, cliquez sur «Vous avez un nouveau numéro de téléphone?» pour lancer le processus de mise à jour de votre numéro de téléphone.

Si vous rencontrez des problèmes avec le processus de changement de numéro de téléphone, veuillez contacter le support HIN.

• E-mail: hinmail.support@hin.ch
• Téléphone: 058 670 48 69
• International: +41 58 670 48 69

1. Vérifiez que vous avez correctement saisi votre numéro de portable et cliquez sur «Envoyer».
   Assurez-vous que l’opérateur de téléphonie mobile (p. ex. Swisscom, Salt, UPC ou Sunrise) n’a pas bloqué la réception de messages provenant de services premium ou à valeur ajoutée.
2. Cliquez sur «Demander un nouveau code SMS» pour obtenir un nouveau code SMS.
3. Cliquez sur le lien «Vous avez un nouveau numéro de téléphone?» pour mettre à jour votre numéro de portable et recevoir un code SMS.

Si vous avez essayé toutes les options ci-dessus et que vous n’avez toujours pas reçu de code SMS, veuillez contacter le support HIN.
•    E-mail: hinmail.support@hin.ch
•    Téléphone: 058 670 48 69
•    International: +41 58 670 48 69

Revenez à la page précédente dans le processus d’ouverture de l’e-mail et saisissez correctement votre numéro de portable.

Un membre de la communauté HIN (p. ex. un médecin, un cabinet médical ou un hôpital) souhaite vous envoyer des informations confidentielles. Pour que celles-ci soient protégées lors de leur envoi et ne puissent pas être interceptées par des tiers non autorisés, elles vous sont transmises sous forme cryptée via HIN Mail. Le message HIN Mail sert à vous informer qu’un message crypté vous a été envoyé.

Cela n’est pas possible. Pour accéder à un message HIN Mail crypté, vous devez indiquer un numéro de portable, car ce service ne fonctionne qu’avec une authentification à deux facteurs.

Les e-mails envoyés avec HIN Mail peuvent parfois se retrouver dans le dossier spam. Veuillez vérifier si l’e-mail y a atterri.

Oui. Ouvrez pour cela un e-mail crypté que vous avez reçu. Cliquez sur «Répondre» en dessous du contenu de l’e-mail. Ce processus peut être répété aussi souvent que nécessaire.

Pour ouvrir un message HIN Mail, HIN prend en charge les deux dernières versions de Chrome, Safari et Firefox. Si vous avez des problèmes pour ouvrir un message HIN Mail dans les navigateurs mentionnés, veuillez mettre à jour la version de votre navigateur et réessayer.

Si le problème persiste, veuillez contacter le support HIN.

• E-mail: hinmail.support@hin.ch
• Téléphone: 058 670 48 69
• International: +41 58 670 48 69

Si vous êtes connecté à HIN Mail, cliquez en haut à droite sur le bouton de réglages (roue dentée), puis sur «Déconnexion». Vous pouvez également fermer complètement votre navigateur. Attention: si vous fermez uniquement l’onglet correspondant mais pas le navigateur, vous ne serez pas déconnecté de HIN Mail. 

HIN Mail permet aux membres de la communauté HIN d’envoyer des e-mails cryptés à des personnes extérieures à la communauté HIN. Cela permet de communiquer de manière sécurisée et conforme à la protection des données même avec des personnes qui n’utilisent pas HIN, par exemple avec des patients, des employés ou des partenaires. 

Notre vidéo vous en explique le fonctionnement de manière simple et rapide 

Important:
Les utilisateurs d’un HIN Mail Gateway (MGW) doivent activer HIN Mail dans leur MGW. Pour ce faire, veuillez contacter l’administrateur de votre HIN Mail Gateway.

Voici comment fonctionne l’envoi d’un e-mail crypté à des destinataires en dehors de la communauté HIN:

1. Écrire l’e-mail
Rédigez l’e-mail depuis votre adresse e-mail HIN comme d’habitude dans votre programme de messagerie électronique habituel. Vous pouvez également adresser votre e-mail à plusieurs destinataires (y compris Cc et Bcc).

2. Marquer l’e-mail comme «confidentiel»

• Microsoft Outlook
  Sous «Étiquette», sélectionnez le niveau «Confidentiel» dans les «Paramètres de confidentialité» ou ajoutez «(Confidentiel)» à la fin de la ligne d’objet.
• Tous les autres programmes de messagerie (y compris le webmail HIN)
  Ajoutez «(Confidentiel)» à la fin de la ligne d’objet.

3. Envoyer un e-mail
Envoyez l’e-mail comme d’habitude. Il est alors transmis au destinataire sous forme cryptée via HIN Mail.

Vous souhaitez envoyer des données sensibles à un destinataire mais vous n’êtes pas sûr qu’il soit membre HIN? Il est préférable d’ajouter «(Confidentiel)» à la fin de votre ligne d’objet. L’e-mail est alors automatiquement envoyé sous forme cryptée, que le destinataire utilise HIN ou non. Vous pouvez également rechercher tous les membres HIN sur dir.hin.ch.

La taille maximale des pièces jointes dans les e-mails envoyés à des destinataires en dehors de la communauté HIN est limitée à 10 Mo.

Voici comment activer l’accusé de lecture pour les messages HIN Mail:

• Dans Outlook:
  rédigez votre e-mail comme d’habitude avec HIN Mail. Activez ensuite le paramètre «Solliciter un accusé de réception de lecture» dans l’onglet «Options».
• Dans HIN Webmail:
  rédigez votre e-mail comme d’habitude avec HIN Mail. Cliquez sur «Options» et sélectionnez «Solliciter un accusé de réception de lecture».

Lorsque vous activez les accusés de réception, un rapport d’accusé de lecture est automatiquement déclenché dès que le destinataire a décrypté votre e-mail. Comme le destinataire ne peut pas décider d’envoyer ou non un accusé de réception, cette méthode de distribution est comparable à l’envoi d’une lettre recommandée par la poste.