HIN Mail ermöglicht HIN Mitgliedern eine sichere und datenschutzkonforme Kommunikation per E-Mail mit Empfängern ausserhalb der HIN Community. Ein Empfänger kann auch sicher auf die empfangene E-Mail antworten.
 
Mögliche Anwendungsfälle für HIN Mail sind:

• Übermittlung sensibler Informationen von einem Arzt oder Krankenhaus an Patienten im In- und Ausland
• Versand von Entlassungsberichten eines Krankenhauses an einen Hausarzt
• Austausch vertraulicher Informationen mit Forschungspartnern im In- und Ausland
• Versand von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeitende

 
Weitere Informationen zur sicheren E-Mail-Kommunikation und ihrer Bedeutung finden Sie auf der Seite: HIN und Datenschutz.

Der Absender einer HIN Mail markiert die E-Mail im Betreff mit „(Vertraulich)“. Der Empfänger kann die E-Mail erst nach einer verifizierten Authentifizierung mit Handynummer und SMS-Code öffnen und lesen. Nutzt er dabei die Möglichkeit, sich das verwendete Gerät zu merken, ist für das Lesen künftiger HIN Mails kein erneuter Authentifizierungsprozess mittels SMS-Code nötig. Das Beantworten einer HIN Mail ist ebenfalls verschlüsselt möglich.

Wenn Sie zum ersten Mal eine HIN Mail öffnen, müssen Sie sich zuerst registrieren. Folgen Sie dazu den Anweisungen.

• Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auf unserer Webseite
• Eine Anleitung finden Sie auch in unserem Video 

Haben Sie bei der ersten Registrierung für HIN Mail das Kästchen «Dieses Gerät merken und zukünftige E-Mails direkt öffnen» ausgewählt? In diesem Fall können Sie in der HIN Mail auf den Link «Verschlüsselte Nachricht lesen» klicken und es wird direkt eine neue Seite mit dem E-Mail-Inhalt geöffnet.

Haben Sie das Kästchen «Dieses Gerät merken und zukünftige E-Mails direkt öffnen» nicht ausgewählt? In diesem Fall müssen Sie den Authentisierungsprozess starten, indem Sie Ihre Mobilnummer erneut eingeben und einen SMS-Code anfordern. Hier haben Sie erneut die Möglichkeit, dass HIN sich Ihre Authentisierung am verwendeten Gerät merkt (Option «Gerät vertrauen»), um den Anmeldeprozess für künftige E-Mails zu beschleunigen. Setzen Sie hierfür das Häkchen bei «Dieses Gerät merken und zukünftige E-Mails direkt öffnen».

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine HIN Mail an eine falsche E-Mail-Adresse erhalten haben, wenden Sie sich bitte an den Absender, um Ihre E-Mail-Adresse zu aktualisieren und sich die E-Mail erneut senden zu lassen.

Setzen Sie ein Häkchen bei «Dieses Gerät merken und zukünftige E-Mails direkt öffnen», gestatten Sie HIN, Ihrem Gerät (z.B. Smartphone, Laptop) künftig zu vertrauen (Option «Gerät vertrauen»). In der Folge wird ein Cookie auf dem entsprechenden Gerät gespeichert, das es Ihnen ermöglicht, künftige E-Mails ohne den Empfang eines SMS-Codes (Zwei-Faktor-Authentifizierung) zu lesen. 

Setzen Sie das entsprechende Häkchen nicht, bedeutet dies, dass HIN Ihrem Gerät für künftige HIN Mails nicht vertrauen soll (Option «Gerät nicht vertrauen»). Erhalten Sie zu späterem Zeitpunkt erneut eine HIN Mail, müssen Sie somit den Zwei-Faktor-Authentifizierungsprozess mittels SMS-Code erneut durchführen, um die E-Mail zu lesen.

Haben Sie HIN erlaubt, sich Ihr Gerät zu merken und künftige HIN Mails ohne erneuten Authentisierungsprozess zu öffnen (Häkchen gesetzt bei «Dieses Gerät merken und zukünftige E-Mails direkt öffnen» ) und möchten dies rückgängig machen? Öffnen Sie eine beliebige HIN Mail, die Sie in der Vergangenheit erhalten haben, indem Sie darin auf «Verschlüsselte Nachricht lesen» klicken. Melden Sie sich nun von HIN Mail ab, indem Sie auf das Zahnrad (Einstellungen) oben rechts klicken und dann auf «Logout». Sie gelangen zurück zur anfänglichen Zwei-Faktor-Authentifizierungsseite. Geben Sie Ihre Mobilenummer ein. Im nächsten Schritt haben Sie erneut die Wahl, ein Häkchen zu setzen bei «Dieses Gerät merken und zukünftige E-Mails direkt öffnen» (Option «Gerät vertrauen») oder nicht (Option «Gerät nicht vertrauen»).

HIN Mails sind nach 30 Tagen nicht mehr zugänglich, 

• damit das Zeitfenster für böswillige Akteure zum Abfangen von Links und Informationen verkleinert wird
• um sicherzustellen, dass E-Mails mit personenbezogenen Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden
• um dem Grundsatz der Datenminimierung gerecht zu werden.

Wenn Sie nach dem Lesen einer HIN Mail in verschlüsselter Form darauf antworten möchten, klicken Sie in der geöffneten Nachricht auf den Button «Antworten». Wenn Sie eine Kopie Ihrer Antwort erhalten möchten, wählen Sie das Kästchen «Eine Kopie an meine E-Mail senden» aus.

HIN Mails können nur 30 Tage abgerufen werden. Nach diesem Zeitraum ist die verschlüsselte E-Mail nicht mehr zugänglich. Bitte kontaktieren Sie den Absender, damit dieser Ihnen die E-Mail erneut sendet.

Zwar können Sie eine HIN Mail weiterleiten, jedoch wird ihr Inhalt für den zusätzlichen Empfänger nicht zugänglich sein. Beim Versuch, die weitergeleitete HIN Mail zu öffnen, erhält dieser eine Fehlermeldung. Der Grund: Da der Inhalt der HIN Mail nur für die ursprünglich angegebene Person bestimmt ist, stellt die Zwei-Faktor-Authentifizierung sicher, dass weitergeleitete E-Mails nicht gelesen werden können.

Sie können den Inhalt einer HIN Mail unverschlüsselt auf Ihrem Computer speichern und danach als Anhang einer E-Mail aus Ihre gewohnten Mailprogramm versenden. Bitte beachten Sie, dass auf diese Weise weitergeleitete E-Mails beim Versand nicht verschlüsselt sind.

Um den Inhalt einer HIN Mail zu speichern, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie können den Inhalt als unverschlüsselte E-Mail auf Ihrem Computer speichern und in Ihrem E-Mail-Programm öffnen.
2. Sie können die HIN Mail als PDF auf Ihrem Computer speichern. Wählen Sie dazu «E-Mail als PDF herunterladen».

Sie sind ein registrierter Benutzer und haben in der Vergangenheit das Kästchen «Diesem Gerät vertrauen und zukünftige E-Mails sofort öffnen» ausgewählt? Um Ihre Telefonnummer zu aktualisieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Loggen Sie sich bei HIN Mail ein, indem Sie in einer beliebigen HIN Mail auf «Verschlüsselte Nachricht lesen» klicken. Gehen Sie zum Einstellungsbutton (Zahnrad) oben rechts und folgen Sie den Anweisungen unter «Telefonnummer ändern».
• Besuchen Sie die HIN Supportseite und klicken auf den Link «Telefonnummer ändern».

Sie sind ein registrierter Benutzer, haben jedoch das Kästchen «Diesem Gerät vertrauen und zukünftige E-Mails sofort öffnen» abgewählt? Klicken Sie in einer HIN Mail auf den Button «Verschlüsselte Nachricht lesen». Klicken Sie auf der nächsten Seite auf «Haben Sie Ihre Telefonnummer geändert?», um den Prozess zur Aktualisierung Ihrer Telefonnummer zu starten.

Wenn Sie Probleme mit dem Prozess zur Änderung der Telefonnummer haben, kontaktieren Sie bitte den HIN Support.

• E-Mail: hinmail.support@hin.ch
• Telefon: 058 670 48 69
• International: +41 58 670 48 69

1. Überprüfen Sie, ob Sie Ihre Mobilnummer korrekt eingegeben haben, und klicken Sie auf «Senden».
   Stellen Sie sicher, dass der Mobilfunkanbieter (z. B. Swisscom, Salt, UPC oder Sunrise) den Empfang von Nachrichten von Premium- oder Mehrwertdiensten nicht blockiert hat.
2. Klicken Sie auf «Einen neuen SMS-Code anfordern», um einen neuen SMS-Code zu erhalten.
3. Klicken Sie auf den Link «Haben Sie Ihre Telefonnummer geändert?», um Ihre Mobilnummer zu aktualisieren und einen SMS-Code zu erhalten.

Wenn Sie alle oben genannten Optionen ausprobiert und dennoch keinen SMS-Code erhalten haben, wenden Sie sich bitte an den HIN Support.

• E-Mail: hinmail.support@hin.ch
• Telefon: 058 670 48 69
• International: +41 58 670 48 69

Gehen Sie im Prozess des Öffnens der E-Mail zur vorherigen Seite zurück und geben Sie Ihre Mobilnummer korrekt ein.

Ein Mitglied der HIN Community (z. B. ein Arzt, eine Arztpraxis oder ein Spital) möchte Ihnen vertrauliche Informationen senden. Damit diese beim Versand geschützt sind und nicht von unberechtigten Dritten abgefangen werden können, werden sie Ihnen in verschlüsselter Form via HIN Mail übermittelt. Die HIN Mail dient als Benachrichtigung, dass eine verschlüsselte Nachricht an Sie gesendet wurde.

Dies ist nicht möglich. Um auf eine verschlüsselte HIN Mail zuzugreifen, müssen Sie eine Mobilnummer angeben, da dieser Dienst nur mit Zwei-Faktor-Authentifizierung funktioniert.

E-Mails, die mit HIN Mail gesendet werden, können manchmal im Spam-Ordner landen. Bitte überprüfen Sie, ob die E-Mail dort eingegangen ist.

Ja. Öffnen Sie hierfür eine verschlüsselte E-Mail, die Sie erhalten haben. Klicken Sie unterhalb des E-Mail-Inhalts auf «Antworten». Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden.

Um eine HIN Mail zu öffnen, unterstützt HIN die letzten zwei Versionen von Chrome, Safari und Firefox. Wenn Sie Probleme haben, eine HIN Mail in den genannten Browsern zu öffnen, aktualisieren Sie bitte die Version Ihres Browsers und versuchen Sie es erneut.

Falls das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an den HIN Support.

• E-Mail: hinmail.support@hin.ch
• Telefon: 058 670 48 69
• International: +41 58 670 48 69

Sind Sie bei HIN Mail eingeloggt, klicken Sie oben rechts auf den Einstellungsbutton (Zahnrad) und dann auf «Logout». Alternativ schliessen Sie Ihren Browser vollständig. Achtung: Schliessen Sie nur den entsprechenden Tab, nicht jedoch den Browser, werden Sie nicht von HIN Mail abgemeldet. 

Mit HIN Mail können Mitglieder der HIN Community verschlüsselte E-Mails an Personen ausserhalb der HIN Community senden. So ist sichere und datenschutzkonforme Kommunikation auch mit Personen möglich, die HIN nicht nutzen, zum Beispiel mit Patienten, Angestellten oder Partnern. 

Unser Video erklärt schnell und einfach, wie es funktioniert

Wichtig:
Nutzer eines HIN Mail Gateways (MGW) müssen HIN Mail in ihrem MGW aktivieren. Bitte kontaktieren Sie hierfür den Administrator Ihres HIN Mail Gateways.

So funktioniert das Senden einer verschlüsselten E-Mail an Empfänger ausserhalb der HIN Community:

1. E-Mail schreiben
Verfassen Sie die E-Mail von Ihrer HIN E-Mail-Adresse aus wie gewohnt in Ihrem bevorzugten E-Mail-Programm. Sie können die E-Mail auch an mehrere Empfänger (einschliesslich Cc und Bcc) adressieren.

2. E-Mail als «Vertraulich» kennzeichnen

• Microsoft Outlook:
  Unter «Tags» wählen Sie die Stufe „Vertraulich» in den „Vertraulichkeitseinstellungen» oder fügen Sie «(Vertraulich)» am Ende der Betreffzeile hinzu.
• Alle anderen E-Mail-Programme (einschliesslich HIN Webmail):
  Fügen Sie «(Vertraulich)» am Ende der Betreffzeile hinzu.

3. E-Mail senden
Senden Sie die E-Mail wie gewohnt. Sie wird nun über HIN Mail in verschlüsselter Form an den Empfänger übertragen.
 

Möchten Sie sensible Daten an einen Empfänger senden, sind sich aber nicht sicher, ob dieser HIN Mitglied ist? Am besten fügen Sie «(vertraulich)» am Ende Ihrer Betreffzeile hinzu. Die E-Mail wird dann automatisch in verschlüsselter Form gesendet, unabhängig davon, ob der Empfänger HIN verwendet oder nicht. Alternativ können Sie alle HIN Mitglieder unter dir.hin.ch durchsuchen.

Die maximale Grösse für Anhänge in E-Mails an Empfänger ausserhalb der HIN Community ist auf 10 MB begrenzt.

So aktivieren Sie die Lesebestätigung für HIN Mails:

• In Outlook:
  Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt mit HIN Mail. Aktivieren Sie dann im Tab «Optionen» die Einstellung «Lesebestätigung anfordern».
• In HIN Webmail:
  Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt mit HIN Mail. Klicken Sie auf «Optionen» und wählen Sie «Lesebestätigung anfordern».

Wenn Sie Zustellbestätigungen aktivieren, wird ein Lesebestätigungsbericht automatisch ausgelöst, sobald der Empfänger Ihre E-Mail entschlüsselt hat. Da der Empfänger nicht entscheiden kann, ob er eine Bestätigung senden möchte oder nicht, ist diese Zustellmethode vergleichbar mit dem Versenden eines eingeschriebenen Briefes per Post.