Avec ses nouveaux processus de signature plus rapides, le centre de santé Fricktal gagne en efficacité
Stefan Müller
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Responsable de l’Innovation Board du centre de santé Fricktal (GZF), Jesko Bartelt s’emploie chaque jour à simplifier le quotidien professionnel dans son organisation de santé grâce à la numérisation. L’objectif est de réduire la charge administrative des professionnels de santé pour qu’ils puissent se concentrer davantage sur leur cœur de métier. Il ne s’agit pas toujours de projets pharaoniques. La numérisation d’un processus administratif en apparence mineur peut déjà avoir un effet considérable, comme le démontre l’introduction de HIN Sign Professional.
Les ruptures de médias ralentissent le processus de travail
Avant l’introduction de HIN Sign Professional, une étape de travail classique au GZF consistait à imprimer, signer, scanner, puis classer ou envoyer un document. Ce qui semblait à première vue une routine nuisait en réalité gravement à l’efficacité. Conséquences: perte de temps inutile, ruptures de média entre numérique et analogique et absence d’évolutivité dans les processus administratifs.
«Chaque jour, nos collaboratrices et collaborateurs imprimaient d’innombrables documents et les signaient à la main. Cela ralentissait énormément nos processus.»
Jesko BarteltResponsable de l’Innovation Board, GZF
Plusieurs départements souhaitaient disposer d’une solution de signature qui permette d’optimiser certains processus tout en fonctionnant aussi dans toute l’entreprise.
La solution de signature devait donc:
être conviviale
répondre aux exigences les plus élevées en matière de sécurité et de conformité
pouvoir être utilisée rapidement et en toute simplicité dans différents domaines
être simple à gérer
et être efficace en termes de coûts
Comment cet objectif a été atteint
Dans le cadre d’un projet pilote, les départements Technique médicale, RH, Informatique et Achats du GZF ont présélectionné et évalué trois prestataires. Ceux-ci présentaient toutefois de fortes différences – au niveau de l’offre proposée mais aussi des prix.
HIN Sign Professional a convaincu car il est hébergé en Suisse, très convivial, doté de fonctions telles que la signature groupée et la signature d’invité, et proposé avec un modèle tarifaire forfaitaire. Les départements pilotes ont opté à l’unanimité pour HIN Sign Professional. La solution de signature est un élément important dans un système de santé numérisé, car l’introduction de signatures numériques permet non seulement de disposer de processus plus efficaces et de meilleure qualité, mais aussi de renforcer la confiance dans la protection des données des patients et des informations sensibles de l’entreprise.
«Tous les départements concernés étaient unanimes: HIN Sign Professional répond le mieux à nos exigences.»
Jesko BarteltResponsable de l’Innovation Board, GZF
«Le fait que des spécialistes issus d’autant de départements différents aient opté pour HIN Sign Professional confirme notre volonté de développer une solution utilisable dans un large spectre de situations concrètes.»
Christoph WeberResponsable gestion des produits
Les formations facilitent le processus d’onboarding
L’introduction d’une signature numérique n’est pas un simple projet informatique; elle requiert la contribution de l’ensemble de l’organisation. Le GZF a donc délibérément adopté une approche structurée. Il a mis en place des formations dans l’outil de formation interne, élaboré un onboarding en plusieurs étapes, préparé les collaborateurs du support de manière ciblée et lancé très tôt la communication interne.
La coordination avec HIN s’est avérée déterminante. Les collaboratrices et collaborateurs ayant suivi la formation se sont vu attribuer en arrière-plan les droits d’accès nécessaires à l’utilisation. Cela a nécessité des étapes automatisées et manuelles, tant du côté du GZF que du support HIN, afin de délivrer aux collaboratrices et collaborateurs une identité HIN leur permettant d’utiliser HIN Sign Professional. L’onboarding a été exigeant, mais l’investissement en valait la peine.
Fonctionnalités les plus appréciées de HIN Sign Professional
Signature d’invité: la signature d’invité permet d’obtenir des signatures numériques de personnes externes, p. ex. patientes et patients, fournisseurs ou candidates et candidates, sans rupture de média. Signature groupée: la signature groupée permet de signer jusqu’à 200 documents en un seul clic et, grâce à une sélection ciblée, de signer uniquement les documents qui ont été approuvés.
Form-Fill & Sign: cette fonction permet d’envoyer des formulaires PDF avec une demande de signature afin que les signataires, p. ex. des patientes et patients, puissent les remplir et les signer directement par voie électronique.
Espaces d’équipe: les espaces d’équipe sont des espaces virtuels dans lesquels les membres autorisés peuvent consulter et gérer ensemble les processus de signature. Ils peuvent être utilisés de manière flexible pour des processus, des équipes ou des projets.
Cachet: la fonction de cachet permet de signer des documents à l’échelle de l’organisation. Le cachet garantit qu’à partir d’un certain moment, le document n’a plus été modifié. Cette fonction est particulièrement adaptée à l’archivage numérique de documents.
Les premiers résultats ne se sont pas fait attendre. Par exemple, en technique médicale, l’utilisation de signatures électroniques dans le processus de confirmation de contrôle des dispositifs médicaux a permis un gain de temps d’environ 80 %. Un collaborateur qui effectue environ 100 confirmations de ce type par mois avait auparavant besoin de cinq jours ouvrables par an pour les signer. Avec la signature électronique, un seul jour ouvrable lui suffit, soit une économie de quatre jours ouvrables par an. Extrapolé à plusieurs collaborateurs/-trices, processus et départements, le gain d’efficacité est considérable pour l’ensemble de l’entreprise.
«Dans le processus de confirmation de contrôle des dispositifs médicaux, le gain de temps est d’environ 80 %. Il en résulte un gain d’efficacité non négligeable pour l’entreprise.»
Jesko BarteltResponsable de l’Innovation Board, GZF
Quelques mois après l’introduction de HIN Sign Professional, les signatures électroniques sont largement utilisées dans différents départements du GZF; les utilisatrices et utilisateurs semblent donc très satisfaits. L’approche interdisciplinaire adoptée dès le départ a donc fait ses preuves.
Comme c’est souvent le cas en matière de transformation numérique, il ne s’agit pas seulement de l’introduction d’une nouvelle technologie ou d’un nouvel outil. Il s’agit aussi de compréhension et de responsabilité des processus, ainsi que d’organisation et de culture d’entreprise. Pour exploiter pleinement le potentiel des signatures électroniques, une gestion ciblée du changement est donc également nécessaire.
Le potentiel est encore loin d’être épuisé.
Les possibilités d’utilisation de HIN Sign Professional au GZF ne sont pas encore toutes exploitées; d’autres départements sont déjà en train de le déployer. Une chose est certaine: les signatures numériques joueront un rôle important dans le système de santé pour optimiser les processus, améliorer la collaboration et travailler ensemble par voie numérique sans rupture de média.
Vous avez des questions sur HIN Sign Professional?
Profitez du webinaire gratuit avec Christoph Weber et Jesko Bartelt pour découvrir HIN Sign Professional et poser directement vos questions. Vous pouvez également convenir d’un rendez-vous personnalisé avec nos conseillers.
Auteur: Stefan Müller - Senior Key Account Manager
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C’est seulement en connaissant les produits et leurs fonctions que nous pouvons conseiller au mieux les clients. Jusqu’à ce jour, je ne me considère pas comme un vendeur, mais comme un conseiller. Je suis constamment en contact avec les clients dans le cadre de mon travail, et ce depuis 15 ans chez HIN. Je préfère rencontrer les clients en personne, car c’est la seule façon de m’assurer qu’ils connaissent toutes leurs options après la consultation.
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