Vom Zeitfresser zum Effizienztreiber: Wie das Gesundheitszentrum Fricktal Signaturprozesse neu denkt und davon profitiert

Vor der Einführung von HIN Sign Professional sah ein typischer Arbeitsschritt im GZF wie folgt aus: ausdrucken, unterschreiben, einscannen und danach ablegen oder versenden. Was auf den ersten Blick nach Routine aussieht, war in Wirklichkeit ein stiller Effizienzkiller. Denn die Folgen hiessen: unnötiger Zeitaufwand, Medienbrüche zwischen digital und analog sowie fehlende Skalierbarkeit in administrativen Abläufen.

Den Wunsch nach einer Signaturlösung, die nicht nur einzelne Prozesse verbessert, sondern im ganzen Unternehmen funktioniert, teilten mehrere Abteilungen.

Deshalb sollte die Signaturlösung:

• benutzerfreundlich sein
• höchste Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllen
• sich schnell und unkompliziert in verschiedenen Bereichen einsetzen lassen
• einfach zu warten sein
• und kosteneffizient sein

Im Rahmen eines Pilotprojekts haben die Abteilungen Medizintechnik, HR, IT und Einkauf des GZF drei Anbeiter in die engere Auswahl genommen und evaluiert. Diese unterschieden sich jedoch stark – sowohl im Angebot als auch in der Preisgestaltung.

HIN Sign Professional überzeugte mit Schweizer Hosting, hoher Benutzerfreundlichkeit sowie Funktionen wie Stapel- und Gastsignatur und einem Flat-Rate-Preismodell. Die Pilotabteilungen haben sich einstimmig für HIN Sign Professional entschieden. Die Signaturlösung ist ein wichtiger Baustein in einem digitalisierten Gesundheitswesen, denn bei der Einführung digitaler Signaturen stehen nicht nur effizientere Abläufe und eine höhere Prozessqualität im Vordergrund, sondern ebenso das Vertrauen in den Schutz von Patientendaten und sensiblen Unternehmensinformationen.

Die Einführung einer digitalen Signatur ist kein reines IT-Projekt, es fordert die gesamte Organisation. Deshalb hat das GZF bewusst auf Struktur gesetzt. Schulungen wurden im internen Trainingstool aufgebaut, ein mehrstufiger Onboarding-Prozess entwickelt, Support-Mitarbeitende gezielt vorbereitet und die interne Kommunikation früh gestartet.

Die Koordination mit HIN stellte sich als massgebend heraus. Mitarbeitende, die das Training abgeschlossen hatten, wurden im Hintergrund für die Nutzung freigeschaltet. Dies erforderte sowohl seitens GZF als auch seitens des HIN Supports automatisierte und manuelle Schritte, um für die Mitarbeitenden eine HIN Identität auszustellen und sie für die Nutzung von HIN Sign Professional freizugeben. Das Onboarding war anspruchsvoll, doch die Investition hat sich gelohnt.

Die ersten Ergebnisse liessen nicht lange auf sich warten. Zum Beispiel konnte in der Medizintechnik durch den Einsatz elektronischer Signaturen im Prozess der Prüfbestätigung von Medizingeräten rund 80 % der Zeit eingespart werden. Ein Mitarbeitender, der monatlich etwa 100 solcher Bestätigungen durchführt, benötigte bisher zusammengerechnet fünf Arbeitstage pro Jahr für das Signieren. Mit der E-Signatur schafft er das in nur einem Arbeitstag – das entspricht einer Einsparung von vier Arbeitstagen jährlich. Hochgerechnet auf mehrere Mitarbeitende, Prozesse und Abteilungen ergibt sich ein deutlicher Effizienzgewinn für das gesamte Unternehmen.

Einige Monate nach der Einführung von HIN Sign Professional werden elektronische Signaturen in diversen Abteilungen des GZF stark genutzt, was auf die hohe Zufriedenheit der Anwender schliessen lässt. Der interdisziplinäre Ansatz von Beginn an hat sich dabei bewährt.

Wie so oft bei Themen der digitalen Transformation geht es um mehr als nur die Einführung einer neuen Technologie oder eines neuen Tools. Es geht unter anderem um Prozessverständnis und -verantwortung sowie um Organisation und Unternehmenskultur. Um das Potenzial elektronischer Signaturen voll auszuschöpfen, braucht es daher auch ein gezieltes Change Management.

Die Reise mit HIN Sign Professional ist für das GZF noch nicht zu Ende; weitere Abteilungen sind sie bereits am Ausrollen. Denn eines ist klar: digitale Signaturen werden im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle spielen, wenn es um effizientere Prozesse, bessere Zusammenarbeit und eine medienbruchfreie digitale Zusammenarbeit geht.