Meno dispendio di tempo e più efficienza: come il GZF sta ridefinendo i processi di firma traendone vantaggio
Stefan Müller
Consiglia
In veste di Responsabile dell’Innovation Board del Gesundheitszentrum Fricktal (GZF), Jesko Bartelt si adopera ogni giorno nel semplificare, attraverso la digitalizzazione, il lavoro quotidiano nella sua organizzazione sanitaria. L’obiettivo consiste nel ridurre l’onere burocratico che grava sulle professioniste e sui professionisti della salute affinché possano concentrarsi maggiormente sul proprio ambito di attività. Non si tratta sempre di progetti mastodontici. La digitalizzazione di una procedura amministrativa apparentemente insignificante può già offrire grandi risultati – ne è un esempio calzante l’introduzione di HIN Sign Professional.
La discontinuità dei sistemi di trasmissione rallenta il lavoro
Prima dell’introduzione di HIN Sign Professional, una tipica fase di lavoro nel GZF era questa: stampare, firmare, scansionare e infine archiviare o inviare. Ciò che, a prima vista, sembrava una routine, in realtà era un silenzioso killer dell’efficienza. Le conseguenze erano: inutile dispendio di tempo, discontinuità dei sistemi di trasmissione tra digitale e analogico nonché mancanza di scalabilità nelle procedure amministrative.
«Le nostre collaboratrici e i nostri collaboratori stampavano, ogni giorno, innumerevoli documenti e li firmavano a mano. Ciò rallentava sensibilmente le nostre procedure interne.»
Diversi reparti condividevano il desiderio di una soluzione di firma che non solo snellisse singole procedure ma che funzionasse anche nell’intera azienda.
I requisiti posti alla soluzione di firma erano i seguenti:
Semplicità d’uso
Soddisfazione dei più elevati requisiti in fatto di sicurezza e conformità
Impiego semplice e snello in diversi ambiti
Manutenzione agevole
Convenienza in termini di costo
La strada verso l’obiettivo
In un relativo progetto pilota, i reparti di tecnologia medica, risorse umane, informatica e acquisti del GZF hanno selezionato e valutato tre fornitori. Questi differivano tuttavia notevolmente dal punto di vista dell’offerta e della fascia di prezzo.
HIN Sign Professional ha convinto grazie all’hosting in Svizzera, a una spiccata semplicità d’uso, a funzioni quali la firma parallela e la firma ospite nonché a un modello di prezzo a forfait. I reparti pilota hanno infine optato all’unanimità per HIN Sign Professional. La soluzione di firma costituisce un elemento importante in un sistema sanitario digitalizzato, in quanto l’introduzione della firma digitale incrementa non solo l’efficienza delle procedure interne e la qualità processuale ma anche la fiducia nella protezione dei dati dei pazienti e delle informazioni aziendali sensibili.
«Tutti i reparti coinvolti erano unanimi: HIN Sign Professional soddisfa al meglio le nostre esigenze.»
«Il fatto che specialiste e specialisti di così tanti reparti diversi abbiano scelto HIN Sign Professional conferma il nostro approccio di sviluppo di una soluzione utilizzabile per un’ampia varietà di casi d’uso.»
Christoph WeberResponsabile Product Management
Corsi di formazione supportano il processo di onboarding
L’introduzione della firma digitale non è un mero progetto informatico ma coinvolge l’intera organizzazione. Per questo motivo, il GZF si è deliberatamente concentrato sulla struttura. Sono stati creati corsi di formazione nell’ambito dello strumento interno dedicato, è stato sviluppato un processo di onboarding in più fasi, è stato formato in maniera mirata il personale dell’Assistenza ed è stata avviata tempestivamente la comunicazione interna.
Il coordinamento con HIN si è rivelato fondamentale. Le collaboratrici e i collaboratori che avevano completato la formazione ne sono stati abilitati all’uso in background. Ciò ha richiesto passaggi automatici e manuali da parte del GZF e del Servizio d’assistenza HIN per creare un’identità HIN per il personale e abilitarlo a utilizzare HIN Sign Professional. L’onboarding è stato impegnativo ma ne è valsa la pena.
Le funzionalità più richieste di HIN Sign Professional
Firma ospite: La firma ospite consente di acquisire, senza discontinuità digitale, firme digitali di persone esterne come, ad esempio, pazienti, fornitori o candidate e canditati. Firma parallela: La firma parallela permette di firmare, con un solo clic, fino a 200 documenti selezionando, in modo mirato, solo quelli che si desidera approvare.
Form Fill & Sign: Questa funzione consente di inviare moduli in formato PDF con una richiesta di firma, in modo che i firmatari – ad esempio pazienti – possano compilarli e firmarli direttamente per via elettronica.
Team Spaces: I Team Spaces sono spazi virtuali in cui membri autorizzati possono visualizzare e gestire congiuntamente relativi processi di firma. Possono essere utilizzati in modo flessibile per procedure, team o progetti.
Sigillo: La funzione di sigillo può essere utilizzata per firmare documenti a livello di organizzazione. Il sigillo garantisce che un documento non sia stato modificato a partire da una determinata data. Questa funzione è particolarmente indicata per l’archiviazione digitale di documenti.
I primi risultati non si sono fatti attendere. Nel settore della tecnologia medica, ad esempio, l’uso delle firme elettroniche nell’attestazione di verifica degli apparecchi medici ha permesso di risparmiare ben l’80% in termini di tempo. Un dipendente che, ogni mese, effettua circa 100 conferme di questo tipo, in precedenza aveva bisogno di cinque giorni lavorativi complessivi all’anno per la firma. Con la firma elettronica, ora può farlo in un solo giorno lavorativo – ciò equivale a un risparmio di quattro giorni lavorativi all’anno. Se esteso a più dipendenti, processi e reparti, ciò si traduce in un significativo incremento di efficienza per l’intera organizzazione.
«Siamo riusciti a risparmiare ben l’80% del tempo nell’attestazione di verifica degli apparecchi medici. Ciò significa un notevole aumento di efficienza per l’azienda.»
Qualche mese dopo l’introduzione di HIN Sign Professional, le firme elettroniche sono ampiamente utilizzate in vari reparti del GZF, testimoniando un elevato livello di soddisfazione da parte degli utenti. L’approccio interdisciplinare, adottato fin dall’inizio, ha dimostrato la propria validità.
Come spesso accade con argomenti inerenti alla transizione digitale non si tratta solo di introduzione di una nuova tecnologia o un nuovo strumento ma di comprensione e responsabilità nelle procedure nonché di organizzazione e cultura aziendale. Per sfruttare appieno il potenziale delle firme elettroniche è pertanto necessaria anche una gestione mirata dei cambiamenti.
Il potenziale è tutt’altro che esaurito
Il viaggio con HIN Sign Professional non è ancora terminato per il GZF – ulteriori reparti lo stanno già introducendo. Senza ombra di dubbio: la firma digitale svolgerà un ruolo centrale nel settore sanitario quando si tratta di snellire le procedure, migliorare la cooperazione e lavorare insieme senza discontinuità digitale.
Avete domande su HIN Sign Professional?
Cogliete l’opportunità di familiarizzare con HIN Sign Professional in un webinar gratuito (in tedesco) condotto da Christoph Weber e Jesko Bartelt per porre direttamente le vostre domande in merito. In alternativa potete fissare un appuntamento personale con le nostri consulenti e i nostri consulenti.
Autore: Stefan Müller - Senior Key Account Manager
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Competenze
Solo chi conosce i prodotti e le loro funzionalità può fornire ai clienti una consulenza ottimale. Ancora oggi non mi considero un venditore, ma un consulente. Nel contatto con i clienti, sono un interlocutore sempre presente e, nell’ambito della mia attività, svolgo molteplici ruoli – e lo faccio da ben 15 anni presso HIN. Preferisco tenere i colloqui con i clienti di persona, poiché solo così posso essere certo che, dopo la consulenza, abbiano compreso tutte le possibilità a loro disposizione.
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Curiosità personali
Nella sfera privata amo stare all’aria aperta. Per me, fare sport è un modo eccezionale per liberare la mente, in ogni stagione dell’anno: sfrecciare giù dalle piste da sci, praticare lo sci alpinismo lungo idilliaci percorsi, pattinare con i pattini in linea, andare in bici, in kayak, dedicarmi allo stand up paddling, ma anche allo yoga. Inoltre sono un membro appassionato di un club sportivo, dove mi cimento nel calcio e nell’unihockey. Tra uno sport e l’altro, mi concedo però anche alcuni momenti di tranquillità, durante i quali mi dedico alla fotografia.
