Von der punktuellen Lösung zur Vertrauensinfrastruktur auf Gemeindeebene

Dieser Artikel wurde im Oktober 2026 in französischer Sprache im Communes Romandes (S. 52/53) publiziert.

Eine Gemeinde verwaltet nicht nur administrative Daten. Sie ist auch eine vertrauenswürdige Anlaufstelle für die Bevölkerung. In ihren Dienststellen zirkulieren Informationen, die mit komplexen menschlichen Situationen zusammenhängen: Kindes- und Erwachsenenschutz, Sozialhilfe, Gesundheit, Alter, Begleitung von Familien, finanzielle Schwierigkeiten, rechtliche Verfahren, Betreuung, Beratung oder die Koordination mit anderen Behörden.

Diese Informationen müssen mit grösster Sorgfalt behandelt werden. Sie müssen aber auch sicher, vertraulich und nachvollziehbar übermittelt werden. Genau hier geht Informationssicherheit über eine rein technische Fragestellung hinaus. Genau hier wird sie zu einer Frage der Governance, der Organisation und der Verantwortung der öffentlichen Hand.

In vielen Gemeinden werden bereits heute sichere Lösungen eingesetzt, eingeführt als Antwort auf das Bedürfnis nach datenschutzkonformer Kommunikation: bei Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden, Sozialdiensten, Mütter- und Väterberatungsstellen, Gesundheitsdiensten, Familienberatungsstellen oder bei der Zusammenarbeit mit Ärzten, Spitälern, Spitex-Organisationen, medizinisch-sozialen Einrichtungen, Therapeutinnen, Anwälten oder kantonalen Behörden.

Es kommt vor, dass mehrere Dienststellen derselben Gemeinde bereits Lösungen für die sichere Kommunikation nutzen, ohne dass dies auf Organisationsebene vollständig sichtbar ist. Andernorts kommen für vergleichbare Anforderungen verschiedene Lösungen parallel zum Einsatz. Der Grund dafür ist einfach: Muss eine Dienststelle besonders sensible Informationen mit externen Partnern austauschen, richtet sie einen sicheren Kommunikationskanal ein. 

Sicherheitsarchitekturen entstehen somit selten auf einen Schlag. Vielmehr entwickeln sich aus konkreten Bedürfnissen heraus. Diese schrittweise Entwicklung wirft jedoch eine zentrale Frage auf: Ist das, was punktuell gut funktioniert, bereits eine Strategie der Informationssicherheit auf Gemeindeebene?

Viele Gemeinden befinden sich heute in einer Übergangsphase. Einige Dienststellen verfügen über sichere Kommunikationsmittel, andere nicht. Manche Kommunikationsprozesse sind klar geregelt, andere haben sich im Laufe der Zeit entwickelt. Einige Lösungen sind den IT- oder Verwaltungsverantwortlichen bekannt, andere beruhen auf der Initiative einzelner Organisationseinheiten.

Diese Situation ist an sich nicht problematisch. Sie zeigt vielmehr, dass die Dienststellen verantwortungsbewusst auf tatsächliche Bedürfnisse reagiert haben. Sie kann jedoch Grauzonen schaffen: fehlende Gesamtsicht, eine Vielzahl von Verträgen, funktionale Überschneidungen, uneinheitliche Vorgehensweisen, schwer steuerbare Kosten oder eine Abhängigkeit von wenigen Schlüsselpersonen.

Ein strategischer Ansatz bedeutet, die Perspektive zu wechseln. Anstatt sich ausschliesslich zu fragen, welche Dienststelle welches Tool benötigt, kann sich eine Gemeinde grundlegendere Fragen stellen: Welche Informationen erfordern ein hohes Schutzniveau? Welche Informationen werden mit externen Partnern ausgetauscht und sind besonders kritisch? Welche Identitäten müssen überprüft werden? Welche Vorgänge erfordern eine digitale Signatur? Welche Kommunikationskanäle sollen bevorzugt genutzt werden? Welche Vorgehensweisen gilt es zu harmonisieren?

So entsteht aus mehreren Einzellösungen eine Vertrauensinfrastruktur auf Gemeindeebene.

Es liegt nahe, für jedes Bedürfnis eine eigene Lösung einzuführen: ein Tool für den sicheren E-Mail-Verkehr, ein anderes für die digitale Signatur, eine Plattform für den sicheren Informationsaustausch oder eine Verschlüsselungslösung für besondere Anwendungsfälle.

Solche Tools können durchaus sinnvoll sein. Mit jeder zusätzlichen Lösung steigt jedoch der organisatorische Aufwand: Beschaffung, Vertragsmanagement, Schulung, Support, Benutzerverwaltung, interne Prozesse, Kostenkontrolle und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Für Gemeinden darf Informationssicherheit nicht zu einer zusätzlichen Belastung werden, die sich kaum noch bewältigen lässt. Im Gegenteil: Gerade dort, wo die Anforderungen besonders hoch sind, sollte sie die Arbeitsabläufe vereinfachen.

Deshalb gilt es, Ressourcen zu bündeln und das digitale Vertrauen gemeindeweit ganzheitlich zu denken. Stehen mehrere Dienststellen einer Gemeinde vor ähnlichen Anforderungen, ist ein gemeinsamer Ansatz oft sinnvoller als eine Vielzahl isolierter Lösungen. Ein solcher Ansatz bietet zahlreiche Vorteile: mehr Transparenz über die Nutzung, eine klarere Governance, weniger Redundanzen, vereinfachte administrative Abläufe, eine bessere Kostenkontrolle und eine engere Einbettung in die übergeordnete Informationssicherheitsstrategie.

Es geht nicht nur darum, ein Tool auszuwählen. Es geht darum zu entscheiden, wie eine Gemeinde den digitalen Austausch sicher und vertrauenswürdig gestalten will.

Das Gesundheitswesen stellt seit jeher hohe Anforderungen an die sichere digitale Kommunikation. Vertraulichkeit, die eindeutige Identifizierung der Akteure, ein zuverlässiger Informationsaustausch und durchgängige Prozesse sind in dieser Branche unverzichtbare Voraussetzungen. HIN hat sich im Gesundheitswesen als Vertrauensinfrastruktur etabliert und wird von zahlreichen Akteurinnen und Akteuren genutzt.

Der Einsatz von HIN beschränkt sich jedoch längst nicht mehr nur auf den medizinischen Bereich. In verschiedenen Gemeinden nutzen unter anderem Sozialdienste, Kindes- und Erwachsenenschutzbehörden oder Mütter- und Väterberatungen ihre Dienste bereits für die Zusammenarbeit mit Ärztinnen, Spitälern, Therapeuten, Pflegeorganisationen, Institutionen oder Behörden. 

Aus diesen Erfahrungen lassen sich wichtige Erkenntnisse für Gemeinden gewinnen: Digitales Vertrauen entsteht nicht von selbst. Es entsteht durch anerkannte Infrastrukturen, bewährte Vorgehensweisen, eindeutig identifizierbare Partner sowie Prozesse, die sich einfach in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Digitale Souveränität bedeutet für eine Gemeinde nicht, alles selbst erledigen oder für jeden Einzelfall eine eigene Lösung entwickeln zu müssen. Entscheidend ist vielmehr, die wesentlichen Informationsflüsse im Griff zu haben: zu wissen, wo sich sensible Informationen befinden, wie sie ausgetauscht werden, wer darauf zugreifen kann, mit welchen Partnern sie geteilt werden und nach welchen Regeln dies geschieht. Dazu gehört auch, die Anforderungen des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) zu kennen und deren Einhaltung jederzeit sicherzustellen.

Eine Gemeinde stärkt ihre digitale Souveränität, wenn sie den Austausch sensibler Informationen steuern kann. Wenn sie ihren Dienststellen einfache und sichere Kommunikationsmittel zur Verfügung stellt. Wenn sie sichere Kommunikation, digitale Signaturen und die eindeutige Identifizierung von Partnern in ein stimmiges Gesamtkonzept einbindet. Wenn sie klare Rahmenbedingungen schafft, ohne den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden unnötig zu erschweren.

Genau darin liegt die Herausforderung. Ist die Informationssicherheit zu komplex, werden Vorgaben umgangen. Ist sie zu stark fragmentiert, entstehen Unsicherheiten. Wird sie nicht ausreichend gesteuert, entstehen blinde Flecken. Die Herausforderung besteht darin, den Schutz zu verbessern, ohne die Organisation unnötig komplex zu machen.

Wer das Thema strategisch angehen möchte, kann sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, wo in der Gemeinde sensible Informationen ausgetauscht werden.

• Welche Dienststellen bearbeiten besonders sensible Informationen?
• Mit welchen externen Partnern werden diese Informationen ausgetauscht?
• Über welche Kanäle erfolgt der Austausch?
• Sind in einzelnen Dienststellen bereits sichere Lösungen im Einsatz?
• Sind diese Lösungen innerhalb der Gemeinde bekannt, aufeinander abgestimmt und zentral koordiniert?
• Gibt es mehrere Tools oder Abonnemente für vergleichbare Anforderungen?
• Lassen sich bestimmte Funktionen – etwa sicherer E-Mail-Verkehr, Identifizierung, digitale Signatur oder der Austausch mit externen Partnern – bündeln?
• Ist die sichere Kommunikation bereits Bestandteil der Informationssicherheitsstrategie oder beruht sie noch auf punktuellen Einzelentscheiden?

Diese Fragen erfordern nicht zwingend ein umfassendes Transformationsprojekt. Sie helfen zunächst dabei, Bestehendes sichtbar zu machen, Lücken zu erkennen, Redundanzen abzubauen und ein gemeinsames Schutzniveau festzulegen.

In den kommenden Jahren werden Gemeinden ihre digitalen Fähigkeiten weiter ausbauen und gleichzeitig ihre Ressourcen effizient einsetzen müssen. Sie werden sensible Daten schützen, mit einer wachsenden Zahl externer Partner zusammenarbeiten, den Erwartungen der Bevölkerung gerecht werden und dabei die Kontinuität ihrer wesentlichen Leistungen sicherstellen müssen.

Vor diesem Hintergrund kann Informationssicherheit nicht länger ausschliesslich als IT-Thema oder als Reaktion auf regulatorische Anforderungen verstanden werden. Sie wird zu einer Voraussetzung für das Vertrauen zwischen der Gemeinde, ihren Partnern sowie den betroffenen Personen.

Viele Gemeinden verfügen bereits über wichtige Bausteine: sichere Kommunikationskanäle in einzelnen Dienststellen, Erfahrungen im Sozial-, Gesundheits- oder Rechtsbereich, erste Anwendungen der digitalen Signatur sowie etablierte Kooperationen mit externen Partnern. Der nächste Schritt besteht darin, diese Elemente zu einer Gesamtsicht zusammenzuführen und dabei jederzeit sicherzustellen, dass die Anforderungen des DSG erfüllt werden.

Der Übergang von punktuellen Einzellösungen zu einer Vertrauensinfrastruktur auf Gemeindeebene sorgt für mehr Klarheit, Kohärenz und Kontrolle. Damit verbunden sind ein geringerer administrativer und finanzieller Aufwand sowie eine höhere Effizienz. Gleichzeitig wird durch die Transformation digitale Souveränität dort verankert, wo sie konkret zum Tragen kommt: beim sicheren, verantwortungsvollen und kontrollierten Austausch sensibler Informationen.