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Domande frequenti su HIN Mail Global

Informazioni su Health Info Net AG (HIN)

Chi o cosa è davvero HIN?

 

HIN è l’acronimo di Health Info Net (HIN), un’azienda di servizi di medici che si è specializzata nello scambio di informazioni in sicurezza e conformemente alle norme sulla protezione dei dati nell’ambito del servizio sanitario. La clientela di HIN include 17000 clienti singoli (85% degli studi medici) e oltre 420 istituzioni del sistema sanitario svizzero.

 

HIN offre soluzioni nei seguenti ambiti:

 

Comunicazione sicura via e-mail

 

HIN mette a disposizione dei suoi membri un’infrastruttura di comunicazione moderna che garantisce lo scambio di informazioni sicuro e codificato.

 

Accesso a Internet sicuro

 

HIN offre ai suoi membri l’accesso sicuro a pagine Internet protette.

 

Gestione affidabile dell’identità

 

HIN assegna identità elettroniche. Queste identità garantiscono che dietro a un mittente ci sia davvero la persona alla quale quell’identità fa riferimento. Questa identità elettronica è paragonabile alla carta d’identità vera e propria.

 

Collaborazione sicura

 

HIN offre una piattaforma sulla quale i membri possono collaborare con altri partecipanti in modo semplice e indipendentemente dalla località geografica.

Qual è l’utilità di HIN Mail Global?

L’invio di un’e-mail va paragonato all’invio di una cartolina postale: chiunque voglia leggerla può farlo. Sotto il profilo della protezione dei dati, le e-mail – inviate da un comune account di posta elettronica non codificato – non sono sicure, perché:

 

  • possono essere lette da persone non autorizzate e

 

  • possono essere modificate (nel contenuto e nel mittente) durante il percorso verso ildestinatario.

 

Il problema principale di sicurezza delle normali e-mail consiste nel fatto che i contenuti vengono trasmessi con testo in chiaro. Di seguito si riporta un esempio di e-mail trasmessa con testo in chiaro:

 

text

 

La comunicazione sicura via e-mail può essere garantita solo mediante la codifica dei contenuti prima dell’invio. La tecnologia di codifica fa sì che solo il mittente e il destinatario possano decodificare e quindi rendere leggibili le informazioni. Di seguito è riportato un esempio di e-mail codificata:

 

encrypted
 
Qual è l’utilità di Secure Mail?

 

Le persone tenute al segreto professionale (avvocati, medici, farmacisti, revisori, ecclesiastici, ecc.), in virtù del particolare rapporto di fiducia con i clienti, sono vincolate per legge e per diritto professionale a rispettare l’obbligo di segretezza. L’invio di informazioni sensibili in e-mail non codificate rappresenta una violazione del segreto professionale ed è sanzionabile ai sensi dell’Art. 321 dell’StGB (Codice penale) con la detenzione in carcere o con una pena pecuniaria. Lo scopo è perciò quello di far rispettare le disposizioni di legge, in particolare la legislazione in materia di protezione dei dati, nello scambio di informazioni in formato elettronico.

 

Qual è l’utilità di HIN Mail GLOBAL?

 

Da oltre 12 anni HIN garantisce una comunicazione conforme alle norme sulla protezione dei dati fra tutti i partecipanti collegati alla piattaforma HIN. Il nuovo prodotto “HIN Mail GLOBAL” consente la comunicazione con destinatari che non sono collegati alla piattaforma HIN. Questa apertura permette ai partecipanti HIN di scambiare e-mail con chiunque in modo sicuro e nel rispetto delle norme vigenti in materia di protezione dei dati. Ovviamente il destinatario può anche rispondere in modo sicuro all’e-mail pervenuta. In questo modo i partecipanti a HIN possono comunicare via e-mail con tutte le persone del settore (pazienti, collaboratori, partner di ricerca, fornitori) in modo sicuro e conforme.

 

Possibili applicazioni

 

Molteplici sono le possibilità che si aprono grazie a HIN Mail GLOBAL:

 

  • Invio di informazioni sensibili dal medico/ospedale al paziente a livello nazionale e internazionale

 

  • Trasmissione della scheda di dimissione dall’ospedale al medico di base

 

  • Comunicazione sicura con fornitori del servizio sanitario svizzero

 

  • Scambio d’informazioni confidenziali con partner di ricerca in ambito nazionale e internazionale

 

  • Invio di buste paga a collaboratori

Cosa devo sapere in quanto destinatario?

Perché mi è stata inviata questa e-mail?

 

Un partecipante alla piattaforma HIN (medico, studio o istituzione, p.es. ospedale) desidera trasmettervi delle informazioni confidenziali. Per fare ciò, i contenuti sono stati codificati. Questa e-mail avvisa che vi è stato inviato un messaggio codificato.

 

Come funziona HIN Mail GLOBAL

 

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A. Invio di e-mail

 

Il mittente vi spedisce un’e-mail sicura (codificata) con un link alla piattaforma HIN Security.

 

 

B. Password

 

La prima volta riceverete dal mittente la password iniziale per la piattaforma HIN (p.es. via SMS).

 

 

C. Accesso alla piattaforma di sicurezza

 

Aprite il link in allegato all’e-mail e autenticatevi con la password sulla piattaforma HIN.

 

Decodifica dell’e-mail

 

Se tutti i dati inseriti sono corretti, l’e-mail viene decodificata e ora potete leggerla/elaborarla.

 

Domande frequenti

 

Non ho ricevuto alcuna e-mail di avviso

 

Procedete in questo modo:

 

  • Contattate il mittente per accertarvi che l’e-mail sia stata inviata a voi
  • Verificate che il mittente abbia inserito correttamente il vostro indirizzo e-mail.
  • Eventualmente chiedete al mittente di inviare di nuovo l’e-mail.

 


 

Non ricordo più la mia password

 

Procedete in questo modo:

 

  • Seguite il link fornito in allegato all’e-mail di conferma generata dal sistema.
  • Cliccate sulla maschera di autenticazione „Password dimenticata“.
  • Rispondete alla domanda di sicurezza (se non è possibile rispondere alla domanda di sicurezza, contattate l’HIN Support al numero 0848 22 44 11).
  • La nuova password vi sarà recapitata via SMS.

 


 

Non ho ricevuto la password

 

NOTA: La password vi viene inviata dal mittente solo la prima volta. Alla prima registrazione, scegliete una password personale, valida per un tempo illimitato. Se non ricordate più la password, leggete „Non ricordo più la mia password“. Se non avete ancora una password, procedete in questo modo:

 

  • Seguite il link fornito in allegato all’e-mail di conferma generata dal sistema.
  • Cliccate nella maschera di autenticazione „Ripristina password“.
  • Seguite le istruzioni del sistema.

 


 

Ho un nuovo numero di cellulare

 

Aprite un’e-mail sicura ricevuta in precedenza, registratevi sulla piattaforma HIN (esattamente come fareste per leggere un’e-mail) e registrate il vostro nuovo numero di telefono cellulare in „Impostazioni“ > „Elabora profilo“.

 


 

Posso rispondere in sicurezza al mittente?

 

Certamente. Per farlo, aprite un’e-mail codificata che avete ricevuto e sul lato destro in „Messaggio“ cliccate su „Rispondi“. Ricordate che si può trasmettere una risposta codificata a un mittente solo se per l’invio è stata utilizzata la HIN Mail GLOBAL Webmail.

 


 

Posso inviare un’e-mail sicura ad altre persone che non siano il mittente?

 

No, potete rispondere solo al mittente. Per raggiungere altri partecipanti alla HIN vi occorre un collegamento alla piattaforma (pacchetto per studi HIN PLUS / HIN Mail Gateway). Ulteriori informazioni sono riportate qui.

 


 

A chi posso rivolgermi in caso di problemi?

 

Il servizio HIN Support è a vostra completa disposizione durante gli orari di ufficio al numero 0848 22 44 11 oppure via e-mail hc.ni1508482815h@tro1508482815ppus.1508482815labol1508482815g1508482815).

 


 

Posso inoltrare un’e-mail codificata?

 

In HIN Mail GLOBAL Webmail non si possono inoltrare e-mail. Potete salvare l’email non codificata sul vostro computer, aprirla nel vostro programma di gestione e-mail e inoltrarla. In questo modo, però, l’e-mail sarà trasmessa senza codifica.

 


 

Come faccio a inviare al mittente una nuova e-mail codificata?

 

Aprite un’e-mail codificata che avete ricevuto e sul lato destro in „Messaggio“ cliccate su „RISPONDI“. Questa operazione può essere ripetuta ogni volta che lo si desidera. Ricordate che si può trasmettere una risposta o una nuova e-mail codificata a un mittente solo se per l’invio è stata utilizzata la HIN Mail GLOBAL Webmail

Cosa devo sapere in quanto mittente?

Come funziona HIN Mail GLOBAL?
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A. Invio di e-mail

 

Contrassegnate con la dicitura „Confidenziale“ l’e-mail che volete inviare codificata a un destinatario al di fuori della piattaforma HIN. Nell’oggetto potete scrivere fra parentesi (Confidenziale) oppure potete selezionare la funzione „Confidenziale“ nel vostro programma di gestione e-mail.

 

 

B. Password

 

Se il destinatario è ancora sconosciuto al sistema, riceverete un’e-mail con la password iniziale. Dovrete comunicare questa password iniziale al destinatario via SMS, via fax o telefonicamente. Il modo più semplice per inviare SMS è tramite il portale d’invio SMS (link diretto nell’e-mail contenente la password). Se il destinatario è già registrato nel sistema e dispone di una password, voi non riceverete alcuna e-mail con password. Se avete indicato più destinatari, riceverete una e-mail con password per ogni destinatario non ancora registrato. Se inviate l’e-mail a un solo destinatario, potete indicare il suo numero di telefono cellulare direttamente nella riga di oggetto dell’e-mail: Oggetto (Confidenziale) (Cellulare: +41 79 121 12 12). Il sistema la trasmetterà automaticamente al destinatario e voi non riceverete alcuna e-mail con password.

 

 

C. Accesso alla piattaforma HIN

 

Il destinatario apre l’allegato e si autentica con la password sulla piattaforma HIN.

 

 

D. Decodifica delle e-mail

 

Se i dati del destinatario sono corretti, la vostra e-mail viene decodificata e può essere letta/elaborata dal destinatario stesso.

 

Domande frequenti

 

Il destinatario non ricorda più la sua password. E adesso?

 

Il destinatario deve provvedere da solo a ripristinare la password. Seguire la procedura sotto indicata:

 

  • Il destinatario segue il link fornito in allegato all’e-mail di conferma generata dal sistema.
  • Nella maschera di autenticazione si seleziona „Password dimenticata“.
  • Si risponde alla domanda di sicurezza (se non è possibile rispondere alla domanda di sicurezza, contattare l’HIN Support al numero 0848 22 44 11).
  • Una nuova password sarà inviata al destinatario via SMS.

 


 

A chi si rivolge il mittente in caso di problemi?

 

La procedura varia in base all’istituzione (prodotto HIN utilizzato):

 

  • Lavorate in uno studio medico e siete abbonati HIN? Allora rivolgetevi all’HIN Support al numero 0848 830 740.
  • Lavorate in un ospedale o in una grande istituzione che utilizza un HIN Mail Gateway? Allora rivolgetevi al vostro servizio interno di IT Support.

 


 

A chi si rivolge il destinatario in caso di problemi?

 

Durante gli orari d’ufficio il destinatario può rivolgersi all’HIN Support al numero 0848 22 44 11 (E-Mail-Support: hc.ni1508482815h@tro1508482815ppus.1508482815labol1508482815g1508482815).

 


 

Come posso avere ulteriori informazioni?

 

Tutta la documentazione disponibile (istruzioni, FAQ) può essere consultata sul sito web di Health Info Net website

 


 

Posso utilizzare i destinatari nei campi „Cc“ e „Bcc“?

 

Sì, i campi „Cc“ e „Bcc“ possono essere utilizzati. L’e-mail può essere inviata anche a più destinatari e si possono fare combinazioni con „To“, „Cc“ e „Bcc“. Se avete indicato più destinatari, riceverete una e-mail con password per ogni destinatario non membro di HIN e non registrato.

 


 

Qual è la dimensione massima degli allegati?

 

La dimensione massima degli allegati è di 5 MB.

 


 

In Outlook è sufficiente classificare un’e-mail come „Privata“ o „Personale“?

 

No, la vostra e-mail viene inviata codificata a destinatari esterni alla piattaforma HIN solo se classificata come „Confidenziale“.

 


 

Come verrà visualizzata l’e-mail dal destinatario?

 

Il destinatario visualizzerà l’e-mail decodificata così:

 

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