«Globalisierung» mit HIN: sicher mailen an jeden Empfänger

Ende April 2020 wurde die überarbeitete Funktion HIN Mail Global in Betrieb genommen (wir haben darüber berichtet). Alessandro Vitale, Leiter 1st-Level Support bei HIN, nimmt im Interview Stellung zu Fragen und Rückmeldungen von Kunden und erklärt, wie man HIN Mail Global für die verschlüsselte Kommunikation mit Empfängern ausserhalb der HIN Community verwendet.
Alessandro Vitale, welche Überlegungen stehen hinter der Überarbeitung der Funktion HIN Mail Global? Am Anfang stand der Wunsch vieler Kunden, die Handhabung zu vereinfachen. Die Übergabe eines Initialpassworts via einen separaten Kanal beispielsweise hat sich als nicht sehr benutzerfreundlich erwiesen. Darum haben wir die Handhabung von HIN Mail Global seitens Sender- und Empfänger nochmals vereinfacht. Uns geht es aber auch darum, die Verwendung im Alltag zu steigern. HIN Mitglieder kommunizieren innerhalb der HIN Community seit jeher datenschutzkonform. Im Austausch mit Nichtmitgliedern benutzen aber viele Leistungserbringer noch unsichere oder wenig zuverlässige Kommunikationsmittel – etwa Fax. Darum dient die Überarbeitung von HIN Mail Global auch dem Ziel, die sichere elektronische Kommunikation im Gesundheitswesen zu fördern.Habt ihr seit der Umstellung viele Reaktionen von Kunden erhalten? Ja, vor allem kurz nach der Umstellung. Für Nutzer des «alten» HIN Mail Global war der neue Ablauf im ersten Moment ungewohnt, vor allem auf Empfängerseite. Wir sind überzeugt, dass wir mit der Umstellung auf dem richtigen Weg sind. Durch die Verwendung des SMS-Codes erhöht sich die Sicherheit und das Zurücksetzen von vergessenen Passwörtern entfällt. Natürlich kann man die hinterlegte Mobilnummer nachträglich jederzeit selbst ändern.
So funktioniert HIN Mail Global

Als Absender kennzeichnen Sie die E-Mail im Betreff mit dem Vermerk «(Vertraulich)» und versenden sie.

Der Empfänger greift nach einmaliger Registrierung einfach und sicher mittels SMS Code darauf zu.

Wir haben aber auf Basis der Kundenfeedbacks die Bedienung und Benutzerführung nochmals optimiert, insbesondere für E-Mail-Adressen, die von einem Team gemeinsam verwendet werden. Auch die Anleitungen und FAQ haben wir erweitert.

Alessandro Vitale,
Leiter 1st-Level Support bei HIN.

Kannst du nochmals erklären, wie das «neue» HIN Mail Global genau funktioniert?Den Ablauf erkläre ich am besten anhand einer Grafik. Eine Absenderin schreibt in ihrem gewohnten E-Mail-Programm oder im Webmail eine E-Mail von ihrer HIN Adresse. Dann schreibt sie in den Betreff den Vermerk «(Vertraulich)» und versendet die E-Mail ganz normal. Diese wird ohne weiteres Zutun verschlüsselt übermittelt. Um den Inhalt der E-Mail zu lesen, muss der Empfänger sich einmalig mit einer gültigen Mobilnummer registrieren. Danach kann er die E-Mail – ebenso wie alle weiteren verschlüsselten E-Mails, die von HIN Teilnehmern an ihn gesendet werden – mittels SMS-Code öffnen, lesen und verschlüsselt darauf antworten.Für welche Einsatzzwecke eignet sich HIN Mail Global?HIN Mail Global eignet sich für eine Vielzahl von Fällen, in denen heute oft noch die Post oder gar das Fax zum Zug kommt. Eine Ärztin oder MPA kann zum Beispiel einer Patientin die Kopie eines Berichts direkt vom PC digital übermitteln, statt ihn auszudrucken und als Brief zu verschicken. Auch mit Partnern ohne HIN Anschluss oder mit Mitarbeitenden kommuniziert sie so schnell und datenschutzkonform. Versuchen wir uns nur einmal vorzustellen, wie viel Papier und Portokosten im Schweizer Gesundheits- und Sozialwesen eingespart werden könnten, wenn Arbeitgeber mit einem HIN Anschluss – also die grosse Mehrheit der Praxen, Spitäler, Versicherungen und Heime – ihren Mitarbeitenden die monatliche Lohnabrechnung per HIN Mail Global zustellen würden …
Zeit, dem Fax endlich Lebewohl zu sagen.Trotz bekannter Sicherheitsrisiken und Übertragungsprobleme ist das Faxen im Gesundheitswesen noch nicht ausgestorben. Vor zwei Jahren haben die Schweizer Telekomanbieter das analoge Fax zwar offiziell eingestellt, und viele Leistungserbringer sind seither auf zukunftsfähige Alternativen umgestiegen. Dennoch halten sich manche «Ersatzlösungen» hartnäckig.
Fax ist so unsicher wie unverschlüsselte E-MailsUm die gewohnten Arbeitsabläufe beibehalten zu können, betreiben manche Leistungserbringer beispielsweise ihre analogen Faxgeräte am digitalen Netz weiter. Technologiebedingt funktioniert der Fax in diesem Umfeld jedoch nicht mehr gleich zuverlässig. Hinzu kommen schwerwiegende Sicherheitsmängel:

  • Ein Fax wird meist unverschlüsselt zwischen zwei IP-Adressen übertragen und kann dadurch auf dem Übertragungsweg genauso abgefangen werden wie eine unverschlüsselte E-Mail.
  • Durch einen Vertipper oder Zahlendreher bei der Faxnummer landet ein vertrauliches Dokument schnell in falschen Händen.
  • Durch die mangelhafte Übertragungsqualität kann das Dokument beim Empfänger unvollständig, unleserlich oder auch gar nicht ankommen.
  • Faxgeräte werden in einer Organsation meist zentral, leicht zugänglich und oft unbeaufsichtigt aufgestellt. Dadurch ist es für Unbefugte ein Leichtes, auf eingehende Dokumente und damit auf potenziell vertrauliche Informationen zuzugreifen.

Auf zukunftssichere Lösungen setzen: Steigen Sie daher besser heute als morgen auf eine zukunftssichere Lösung wie HIN Mail bzw. HIN Mail Global um. Wie Sie den Umstieg am besten meistern und trotz Umstellung für Ihre Partner erreichbar bleiben, erfahren Sie auf unserer Website.