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Arrêt du fax – nous garantissons votre accessibilité!

Swisscom et d’autres fournisseurs ont annoncé que les lignes téléphoniques analogiques ne sont plus garanties depuis fin 2017. Cela signifie que tous les appareils analogiques, entre autres les fax, ne peuvent plus fonctionner correctement. Comment faire pour rester accessible de manière simple et sécurisée ?

Le remplacement du fax se fait par l’e-mail sécurisé. Mais comment vos partenaires, spécialistes, hôpitaux, etc. peuvent-ils savoir à quelle adresse e-mail vous envoyer les documents jusqu’à présent transmis par fax ? Et à quelles adresses e-mail de vos partenaires envoyez-vous les documents ? Que faire si vous voulez continuer à travailler avec des documents en papier ?1. Garantir l’accessibilité pour les membres de HIN 

La communication sécurisée via la messagerie HIN peut remplacer durablement le fax ! Le défi lors du passage du fax à l’e-mail réside dans le fait que l’adresse e-mail du destinataire (médecins, partenaires, etc.) n’est souvent pas connue par les expéditeurs. Envoyer un e-mail à info@organisation.ch ne résout pas le problème. HIN a préparé une solution adaptée pour vous : le nouveau répertoire HIN des participants.

Dans le nouveau répertoire HIN des participants vous pouvez dès maintenant publier l’adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir vos documents et trouver l’adresse e-mail correspondante de vos partenaires. Comme avant, tous les membres HIN sont mentionnés dans le répertoire, la nouveauté est que l’on peut associer un numéro de fax à une adresse e-mail HIN.

Dans le cas d’institutions, ce processus peut se faire par départements (par ex. un numéro de fax pour le secrétariat, un autre pour la comptabilité, etc..).

Voici comment fonctionne le répertoire :

  1. Ouvrez le nouveau répertoire HIN des participants
  2. Assurez-vous que vous disposez d’une identité HIN (eID HIN) et qu’elle est connectée pour pouvoir accéder au répertoire. L’accès doit se faire avec un HIN Client ou sur un HIN Gateway. Une adresse e-mail protégée par HIN ne suffit pas (Mail Gateway) *.
  3. Cliquez sur « Modifier mes données » et attribuez une adresse e-mail pour chaque numéro de fax.
    (1 numéro de fax = 1 adresse e-mail)
  4. Recommandez à vos partenaires et clients de mettre à jour leurs données dans le nouveau répertoire. Ainsi, vous pourrez trouver à l’avenir toutes les adresses e-mail correspondant aux numéros de fax et faciliter la transition du fax à l’e-mail sécurisée HIN.
  5. Astuce :  cette solution vous permettra en outre d’envoyer des e-mails avec l’ancien numéro de fax comme adresse e-mail. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à hc.ni1519266329h.xaf1519266329@2720151926632953225151926632901519266329, et ce dernier sera envoyé à l’adresse e-mail HIN attribuée au préalable dans le répertoire.

*Si vous ou votre institution ne disposez pas encore d’un eID HIN et que vous souhaitez passer du HIN Mail Gateway au HIN Gateway, prenez contact dès maintenant avec nous.

Vous souhaitez garantir une accessibilité telle qu’au « temps du fax »? Utilisez le nouveau répertoire HIN des participants!2. Scanner intelligent : numériser les processus papier

Vous souhaitez continuer à travailler avec des documents en papier ? Alors nous vous recommandons un scanner intelligent pour la numérisation des documents en papier. En collaboration avec notre partenaire Canon, nous vous proposons un scanner intelligent. Ce scanner vous permet de numériser un document et de l’envoyer directement par email via une sécurisation HIN.

Utilisez cette opportunité et numérisez vos processus papier. Disponible à partir du mois d‘avril.3. Continuer à travailler en analogique: continuer à utiliser le fax

Vous souhaitez malgré tout rester joignable par fax via la ligne analogique durant cette phase transitoire ? Alors nous vous recommandons la solution Fax to Mail «eCall» de notre partenaire Dolphin Systems (la solution est disponible en allemand uniquement). Avec cette solution, vous pouvez conserver votre ancien numéro de fax et le rediriger sur eCall. Le document est alors converti en PDF et vous est envoyé en toute sécurité par HIN Mail.

En tant que membre HIN, vous bénéficiez de conditions avantageuses. Vous trouverez plus d’informations ici[/column_dd]