HINter den Kulissen #1 – Human (Homeoffice) Resources

Janine: Wie funktioniert die Ausrichtung auf einen Betrieb aus dem Homeoffice? 

Nathalie: Da die Möglichkeit für Homeoffice bei uns bereits bestanden hat, gab es technisch gesehen keine allzu grossen Umstellungen. Dank unseren regelmässigen internen Awareness-Schulungen kannten auch alle die Sicherheitsrichtlinien, die hinsichtlich Homeoffice gelten. Die Umstellung hat dementsprechend reibungslos funktioniert. Wir haben ausserdem sofort ein umfassendes Schutzkonzept entwickelt, für den Fall, dass doch einmal jemand ins Büro muss – und sei es nur für eine Stunde – sollte er zu jederzeit geschützt werden und sich sicher fühlen können. Um das bestmögliche Schutzkonzept umsetzen zu können, haben wir laufend die Medienberichte und Empfehlungen des BAG verfolgt und den Austausch mit anderen HR-Spezialisten gesucht. Dies wurde intern laufend kommuniziert.

Stichwort Kommunikation: Wie wichtig ist die innerbetriebliche, transparente Kommunikation für einen Arbeitgeber?Absolut elementar. Die allgemeine Situation war schon verunsichernd genug, unsere Aufgabe als Arbeitgeber ist es Sicherheit zu schaffen. Wir haben nicht nur das Schutzkonzept sofort umgesetzt und kommuniziert, sondern auch bei jeder Erneuerung betreffend Homeoffice-Verlängerung schnellstmöglich informiert.Wie kann das Betriebsklima trotz räumlicher Trennung aufrechterhalten werden?Für den regelmässigen Austausch zwischen den Abteilungen haben wir unsere Teammeetings in unser Intranet verlegt und führen diese nun wöchentlich durch. Zudem haben wir einen virtuellen Pausenraum geschaffen, in dem man sich zwischendurch treffen und austauschen kann. Für Fragen an die Geschäftsleitung steht ein virtueller Briefkasten zur Verfügung. Dort können alle ihre Anliegen platzieren und erhalten eine persönliche Antwort. Besonders schön fand ich die zahlreichen Ideen unserer Mitarbeitenden: Sie haben z.B. Bilder von Spaziergängen geteilt, um alle daran teilhaben zu lassen. Das war besonders für diejenigen wichtig, die alleine leben und so den sozialen Anschluss trotzdem etwas aufrechterhalten konnten.Kam es in der Zeit des Lockdowns zu Einstellungs- oder Rekrutierungsstopps?Zu Beginn haben wir darüber nachgedacht erst einmal abzuwarten, da uns der persönliche Kontakt bei Gesprächen sehr am Herzen liegt. Allerdings wurde schnell klar, dass die Situation anhalten würde und warten war deshalb keine Option. Dabei ging es uns nicht nur darum, dass wir neue Fachkräfte brauchten, sondern auch darum, dass die Bewerber eine Chance auf einen sicheren Arbeitsplatz erhielten. Also haben wir den Rekrutierungsprozess kurzerhand in virtuelle Konferenzräume verlegt.

Hat sich der Rekrutierungs- und Einstellungsprozess dadurch stark verändert?Uns war es wichtig, dass wir mindestens ein Gespräch persönlich abhalten konnten. Bei Bewerbern, die vor dem Lockdown bereits bei einem persönlichen Gespräch waren, haben wir den restlichen Verlauf online fortgeführt. Bei anderen Kandidaten haben wir soweit wie möglich alles online abgewickelt und sie dann, sobald die Lockerungen bekannt wurden, nochmals persönlich eingeladen. Natürlich unter entsprechenden Schutzmassnahmen und auf freiwilliger Basis. Nicht nur wir selbst, sondern auch unser Gegenüber sollten einen persönlichen Eindruck erhalten. Schliesslich muss es für ein Anstellungsverhältnis für beide Seiten gleichermassen passen.Und die darauffolgende Einführung?Den Ablauf mit Schulungen, Kennenlernen und Einführungen haben wir weitestgehend so belassen und lediglich in virtuelle Konferenzräume verlagert. Dabei waren wir vor allem auf die Unterstützung unseres Teams angewiesen. Ich bin wirklich tief beeindruckt und dankbar für die grossartige Unterstützung. Unsere 2nd-Level Supporterin hat zum Beispiel die ganze Technik vorbereitet und den Eintritt per Fernwartung betreut und alle Abteilungsleiter haben ihre Schulungen für virtuelle Konferenzräume angepasst. Nicht nur dank ihrer Unterstützung, sondern auch der des gesamten Teams konnten wir die Neueintritte überhaupt realisieren.

Du bist nicht nur für Neueintritte verantwortlich, sondern auch für das gesamte Team die erste Ansprechperson. Leidet die Mitarbeiterbetreuung unter der räumlichen Trennung?Das dürfen wir auf keinen Fall zulassen. Ich habe für Mitarbeitende immer eine offene Tür, damit alle mit ihren Anliegen jederzeit zu mir kommen können. Momentan ist es einfach ein offenes Ohr per Telefon und ich bin sehr froh, dass die Anliegen und offenen Gespräche nicht abgenommen haben. Für Vorgesetzte ist es jetzt besonders wichtig, ihren Mitarbeitenden zu vertrauen und ihnen die nötige Wertschätzung entgegen zu bringen. Wenn wir kein Vertrauen in sie hätten, würde das alles nicht funktionieren. Es ist nicht für jeden gleich komfortabel im Homeoffice, unsere Aufgabe ist es die bestmögliche Unterstützung zu bieten.Wie sieht für dich das HIN Büro der Zukunft aus?Sicher noch flexibler als zuvor, aber ohne dabei an Persönlichkeit zu verlieren. Es lohnt sich darüber nachzudenken, fixe durch flexible Arbeitsplätze auszutauschen, wo dies Sinn macht. Wir haben bereits vorher Homeoffice angeboten, nach dieser Zeit werden wir dieses Angebot wohl weiter ausbauen. Für mich zählt hier die richtige Mischung. Ich sehe auch, dass der persönliche Austausch nun noch mehr geschätzt wird als zuvor. Ich glaube deshalb, dass das Büro auch noch lebendiger und fröhlicher wird, weil man nochmals vor Augen geführt bekommen hat, was man an seinen Kollegen hat.

Wir als HIN Team werden bestimmt ein Stück weit gestärkt aus dieser Erfahrung heraus gehen, da wir in dieser Zeit sehr gut zusammengehalten und einander unterstützt haben. Allerdings hat man sich gezwungenermassen auch etwas aus den Augen verloren. Wir planen deshalb nach unserer Rückkehr einen Mitarbeiter-Workshop, um das Team – auch räumlich – wieder näher zusammenzuführen.